فرآیند درخواست اعتبار ویژه
به‌منظور استفاده بهینه از سامانه جامع دانشگاهی و حذف فرآیندهای دستی، درخواست اعتبار ویژه کاملاً به‌صورت مکانیزه از طریق آن سامانه انجام می‌شود و نیاز به تکمیل فرم و ارسال نامه اتوماسیونی نمی‌باشد. گردش کار ثبت و تایید فعالیت‌های پژوهشی و ارسال درخواست اعتبار ویژه به شرح ذیل ارائه می‌شود.
عضو هیات علمی:
- 1- ثبت اطلاعات پژوهشی (مطابق ماده 3 آیین نامه اعتبار ویژه) و بارگذاری نسخه الکترونیکی و تایید توسط استاد
- 2- تایید و ارسال تمام فعالیت‌های ثبت شده در بخش تایید فعالیت‌های پژوهشی پیشخوان خدمت
- 3- مراجعه به پیشخوان خدمت و انتخاب ارسال درخواست اعتبار ویژه
- 4- ایجاد درخواست جدید و ورود به تکميل فرم‌های درخواست و ارزيابي فعاليت
- 5- انتخاب موردی فعالیت‌های تایید شده توسط دانشکده/پژوهشکده
- 6- تایید فعالیت‌های گروه‌بندی شده و ارسال درخواست اعتبار ویژه از طریق پیشخوان خدمت به دانشکده/پژوهشکده
معاونت پژوهشی دانشکده/ پژوهشکده:
- 1- بررسی و تایید فعالیت‌های گروه بندی شده توسط کارشناس پژوهشی
- 2- امتیازدهی فعالیت‌ها توسط معاون پژوهشی دانشکده/پژوهشکده
- 3- تایید و ارسال درخواست‌های اعتبار ویژه توسط معاون پژوهشی دانشکده/پژوهشکده در بازه زمانی تعیین شده
معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه:
- 1- دریافت درخواست‌های ثبت شده در پیشخوان خدمت گلستان توسط مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- 2- بررسی درخواست‌ها توسط کارشناس اعتبار ویژه معاونت پژوهشی و ثبت تایید پژوهش در صورت مطابقت با آئین نامه
- 3- صدور ابلاغیه اعتبار ویژه در صورت تسویه حساب اعتبار ویژه سال قبل
- 4- ارسال نامه پرداخت مرحله اول (60%) اعتبار ویژه به امور مالی دانشگاه
- 5- پرداخت مرحله دوم (30%) اعتبار ویژه پس از هزینه کرد مرحله اول اعتبار و با ارائه درخواست مجری
نکات قابل توجه:
- 1- دریافت درخواست‌های ثبت شده در پیشخوان خدمت سامانه جامع دانشگاهی توسط مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- 2- بررسی درخواست‌ها توسط کارشناس اعتبار ویژه معاونت پژوهشی و ثبت تایید پژوهش در صورت مطابقت با آیین‌نامه
- 3- صدور ابلاغیه اعتبار ویژه در صورت تسویه حساب اعتبار ویژه سال قبل
- 4- ارسال نامه پرداخت مرحله اول (60%) اعتبار ویژه به امور مالی دانشگاه
- 5- پرداخت مرحله دوم (30%) اعتبار ویژه پس از هزینه کرد مرحله اول اعتبار و با ارائه درخواست مجری
تسویه اعتبار ویژه:
تسویه حساب اعتبار ویژه در یک مرحله و پس از دریافت و هزینه کرد اعتبار ویژه مطابق گردش کار زیر انجام می شود:
- 1- ورود به بخش پژوهشی سامانه جامع دانشگاهی و انتخاب گزینه پیشخوان توسط عضو هیات‌علمی
- 2- انتخاب گزینه مبالغ و هزینه‌های اعتبار ویژه پژوهشی
- 3- کلیک بر روی منو ثبت هزینه های اعتبار ویژه و سپس تکمیل فیلدهای خالی
- 4- تایید توسط عضو هیات‌علمی و ارسال به کارشناس پژوهشی واحد جهت بررسی فاکتورها و نحوه هزینه کرد بر اساس آیین نامه اعتبار ویژه
- 5- تایید توسط کارشناس واحد و ارسال به معاون پژوهشی واحد
- 6- پس از تایید توسط معاون پژوهشی واحد، گزارش 1525 (تاییدیه) چاپ و پس از امضا توسط مجری و رئیس واحد به همراه اصل فاکتورها به انضمام نامه درخواست تسویه از طرف دانشکده به معاونت پژوهشی ارسال می‌گردد
- 7- تایید و ارسال از معاون پژوهشی واحد به مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- 8- کارشناس معاونت پژوهشی، پس از دریافت مدارک و بررسی بر اساس آیین‌نامه اعتبار ویژه نسبت به ارسال مدارک تسویه به مالی اقدام می‌نماید
نکته: در صورت عدم تایید توسط گلستان لطفا نسبت به موارد ذیل توجه فرمایید:
- • جمع هزینه‌ها از کل مبلغ اعتبار ویژه نباید بیشتر باشد
- • در صورت وجود مبالغ دستیار پژوهشی و پسادکتری، تایید پژوهش مورد نیاز است
- • نیاز به بارگذاری فاکتورها در سامانه جامع دانشگاهی نیست
- • ثبت هزینه‌ها به ریال است لذا در ثبت هزینه‌ها سه صفر حذف گردد