فرایند درخواست اعتبار ویژه
به منظور استفاده بهینه از سامانه جامع گلستان و حذف فرآیندهای دستی، درخواست اعتبار ویژه کاملاً بصورت مکانیزه از طریق سیستم گلستان انجام می شود و نیاز به تکمیل فرم و ارسال نامه اتوماسیونی نمی‌باشد. گردش کار ثبت و تایید فعالیتهای پژوهشی و ارسال درخواست اعتبار ویژه به شرح ذیل ارائه می شود.
عضو هیات علمی
- 1- ثبت اطلاعات پژوهشی (مطابق ماده 3 آیین نامه اعتبار ویژه) و بارگذاری نسخه الکترونیکی و تایید توسط استاد
- 2- تایید و ارسال تمام فعالیتهای ثبت شده در بخش تایید فعالیتهای پژوهشی پیشخوان خدمت
- 3- مراجعه به پیشخوان خدمت و انتخاب ارسال درخواست اعتبار ویژه
- 4- ایجاد درخواست جدید و ورود به تکميل فرم هاي درخواست و ارزيابي فعاليت
- 5- انتخاب موردی فعالیتهای تایید شده توسط دانشکده/پژوهشکده
- 6- تایید فعالیتهای گروه بندی شده و ارسال درخواست اعتبار ویژه از طریق پیشخوان خدمت به دانشکده/پژوهشکده
معاونت پژوهشی دانشکده/ پژوهشکده
- 1- بررسی و تایید فعالیت های گروه بندی شده توسط کارشناس پژوهشی
- 2- امتیازدهی فعالیت ها توسط معاون پژوهشی دانشکده/پژوهشکده
- 3- تایید و ارسال درخواست های اعتبار ویژه توسط معاون پژوهشی دانشکده/پژوهشکده در بازه زمانی تعیین شده
معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه
- 1- دریافت درخواست های ثبت شده در پیشخوان خدمت گلستان توسط مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- 2- بررسی درخواست ها توسط کارشناس اعتبار ویژه معاونت پژوهشی و ثبت تایید پژوهش در صورت مطابقت با آئین نامه
- 3- صدور ابلاغیه اعتبار ویژه در صورت تسویه حساب اعتبار ویژه سال قبل
- 4- ارسال نامه پرداخت مرحله اول (60%) اعتبار ویژه به امور مالی دانشگاه
- 5- پرداخت مرحله دوم (30%) اعتبار ویژه پس از هزینه کرد مرحله اول اعتبار و با ارائه درخواست مجری
نکات مورد توجه
- نکته 1. دریافت درخواست های ثبت شده در پیشخوان خدمت گلستان توسط مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- نکته 2. بررسی درخواست ها توسط کارشناس اعتبار ویژه معاونت پژوهشی و ثبت تایید پژوهش در صورت مطابقت با آئین نامه
- نکته 3. صدور ابلاغیه اعتبار ویژه در صورت تسویه حساب اعتبار ویژه سال قبل
- نکته 4. ارسال نامه پرداخت مرحله اول (60%) اعتبار ویژه به امور مالی دانشگاه
- نکته 5. پرداخت مرحله دوم (30%) اعتبار ویژه پس از هزینه کرد مرحله اول اعتبار و با ارائه درخواست مجری
تسویه اعتبار ویژه
تسویه حساب اعتبار ویژه در یک مرحله و پس از دریافت و هزینه کرد اعتبار ویژه مطابق گردش کار زیر انجام می شود:
- 1- ورود به سیستم پژوهشی گلستان و انتخاب گزینه پیشخوان توسط عضو هیات علمی
- 2- انتخاب گزینه مبالغ و هزینه های اعتبار ویژه پژوهشی
- 3- کلیک بر روی منو ثبت هزینه های اعتبار ویژه و سپس تکمیل فیلدهای خالی
- 4- تایید توسط استاد و ارسال به کارشناس پژوهشی واحد جهت بررسی فاکتورها و نحوه هزینه کرد بر اساس آیین نامه اعتبار ویژه.
- 5- تایید توسط کارشناس واحد و ارسال به معاون پژوهشی واحد
- 6- پس از تایید توسط معاون پژوهشی واحد، گزارش 1525(تاییدیه) پرینت و پس از امضاء توسط مجری و رئیس واحد به همراه اصل فاکتورها به انضمام نامه درخواست تسویه از طرف دانشکده به معاونت پژوهشی ارسال می گردد
- 7- تایید و ارسال از معاون پژوهشی واحد به مدیر پشتیبانی پژوهشی و فناوری
- 8- کارشناس معاونت پژوهشی، پس از دریافت مدارک و بررسی بر اساس آیین نامه اعتبار ویژه نسبت به ارسال مدارک تسویه به مالی اقدام می نماید.
نکته: در صورت عدم تایید توسط گلستان لطفا نسبت به موارد ذیل توجه فرمایید:
- • جمع هزینه ها از کل مبلغ اعتبار ویژه نمی بایست بیشتر باشد..
- • در صورت وجود مبالغ دستیار پژوهشی و پسادکتری ، تایید پژوهش مورد نیاز است.
- • نیاز به بارگذاری فاکتورها در گلستان نمی باشد.
- • ثبت هزینه ها به ریال می باشد. در ثبت هزینه ها سه صفر حذف گردد.